Privacyverklaring – K.F.C. Eeklo VZW

1. Inleiding

K.F.C. Eeklo VZW hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en respecteert jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen via onze website, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij ermee omgaan en welke rechten je hebt met betrekking tot jouw gegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle bezoekers van de website www.kfceeklo.com en op alle persoonsgegevens die via deze website worden verzameld of verwerkt. Door gebruik te maken van onze website ga je ermee akkoord dat wij jouw persoonsgegevens verwerken op de manier die in deze verklaring wordt beschreven.

Wij verwerken persoonsgegevens steeds in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Verantwoordelijke voor de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder de verantwoordelijkheid van:

K.F.C. Eeklo VZW
Zandvleuge 66
9900 Eeklo
België

Telefoon: 09 377 35 25
E-mail: info@kfceeklo.com

Voor vragen over privacy of over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, kan je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres. Binnen de club is een privacyverantwoordelijke aangeduid die toeziet op een correcte toepassing van de privacyregels.

3. Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Wanneer je onze website bezoekt of gebruik maakt van bepaalde functies op de website, kunnen wij verschillende soorten persoonsgegevens verzamelen.

In de eerste plaats verwerken wij de gegevens die je zelf aan ons verstrekt via formulieren op de website. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer je een contactformulier invult of wanneer je je inschrijft voor activiteiten, stages of andere clubgerelateerde evenementen. In dat geval kunnen wij onder meer je naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en de inhoud van je bericht verwerken. Wanneer een inschrijving betrekking heeft op een minderjarige speler, kunnen ook de contactgegevens van ouders of voogden worden verwerkt, evenals een noodcontact.

In bepaalde gevallen kan de club ook aanvullende administratieve gegevens verwerken wanneer dat noodzakelijk is voor de organisatie van sportactiviteiten, verzekeringen of federatieverplichtingen. Hierbij kan in uitzonderlijke gevallen ook het rijksregisternummer worden gevraagd, maar enkel wanneer dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor een specifiek administratief doel.

Daarnaast kan de website beeldmateriaal bevatten dat tijdens wedstrijden, trainingen of clubactiviteiten werd gemaakt. Dit kan bestaan uit foto’s of video’s van spelers, vrijwilligers, supporters of bezoekers. Dit beeldmateriaal kan op de website worden gepubliceerd om verslag uit te brengen over clubactiviteiten of om het clubleven zichtbaar te maken.

Tot slot verzamelen wij ook bepaalde technische gegevens wanneer je onze website bezoekt. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn zoals het IP-adres van je toestel, informatie over je browser en apparaat, de pagina’s die je bezoekt en het tijdstip van je bezoek. Deze gegevens worden verzameld om de werking en veiligheid van de website te garanderen en om het gebruik van de website te analyseren.

4. Waarom wij jouw gegevens verwerken

K.F.C. Eeklo verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden.

In de eerste plaats gebruiken wij persoonsgegevens om contactaanvragen te beantwoorden. Wanneer je ons via het contactformulier een vraag stelt, gebruiken wij de door jou ingevulde gegevens om jouw vraag te verwerken en om je een antwoord te kunnen sturen.

Daarnaast gebruiken wij persoonsgegevens om inschrijvingen voor activiteiten, stages, evenementen of andere clubinitiatieven te verwerken. Deze gegevens zijn nodig om deelnemers correct te registreren, praktische informatie te verstrekken en een goede organisatie van de activiteiten te garanderen.

Beeldmateriaal van wedstrijden en clubactiviteiten kan worden gebruikt voor communicatiedoeleinden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren in nieuwsberichten op de website of in verslaggeving over wedstrijden en evenementen.

Verder verwerken wij technische gegevens om de veiligheid en goede werking van de website te waarborgen. Zo maken wij gebruik van beveiligingstechnologieën zoals Google reCAPTCHA om spam en misbruik te voorkomen.

Ten slotte kunnen wij statistische informatie verzamelen over het gebruik van onze website met behulp van analysetools zoals Google Analytics. Deze gegevens helpen ons om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken en om de website te verbeteren.

In sommige gevallen kunnen ook marketingtools worden gebruikt, zoals Meta Pixel of Google Ads tags. Deze technologieën maken het mogelijk om de effectiviteit van campagnes te meten en bezoekers relevante informatie te tonen. Dergelijke trackingtechnologieën worden enkel gebruikt wanneer je daarvoor toestemming geeft via de cookie-instellingen van de website.

5. Rechtsgrond voor de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt steeds op basis van een geldige rechtsgrond zoals voorzien in de AVG.

In veel gevallen gebeurt de verwerking omdat dit noodzakelijk is voor het beantwoorden van een vraag of voor het uitvoeren van een inschrijving voor een activiteit. In dat geval is de verwerking gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst of op het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Daarnaast kan verwerking plaatsvinden op basis van het gerechtvaardigd belang van de club, bijvoorbeeld om de website te beveiligen, misbruik te voorkomen of de website te verbeteren.

Voor bepaalde verwerkingen, zoals het gebruik van marketingcookies of het versturen van nieuwsbrieven, vragen wij vooraf expliciete toestemming. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.

In sommige gevallen kan de verwerking ook noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

6. Gebruik van het rijksregisternummer

Het rijksregisternummer is een gevoelig identificatienummer dat in België onderworpen is aan strikte regelgeving. K.F.C. Eeklo VZW verwerkt het rijksregisternummer enkel wanneer dit noodzakelijk is voor een duidelijk omschreven administratief doel en wanneer de wet dit toelaat.

Wanneer het rijksregisternummer wordt verwerkt, wordt de toegang tot deze gegevens strikt beperkt tot bevoegde personen binnen de club die deze informatie nodig hebben voor hun taken. De club neemt passende maatregelen om dit type gegevens extra te beschermen.

Indien het gebruik van het rijksregisternummer niet wettelijk toegestaan of noodzakelijk is, zal de club deze gegevens niet opvragen.

7. Gezondheidsgegevens

In het kader van sportactiviteiten kan het in uitzonderlijke gevallen noodzakelijk zijn dat informatie over blessures of gezondheidsaspecten wordt gedeeld. Dergelijke gegevens worden beschouwd als gevoelige persoonsgegevens en worden daarom met bijzondere zorg behandeld.

De club verwerkt gezondheidsinformatie uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de veiligheid van spelers of voor de organisatie van sportactiviteiten. De toegang tot deze gegevens wordt strikt beperkt en er worden passende maatregelen genomen om deze gegevens te beschermen.

8. Delen van gegevens met derden

K.F.C. Eeklo verkoopt of verhuurt nooit persoonsgegevens aan derden.

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens wel worden gedeeld met externe dienstverleners die betrokken zijn bij de werking van de website. Dit kan bijvoorbeeld gaan om de hostingprovider van de website, aanbieders van analysetools of aanbieders van beveiligingsdiensten.

Wanneer wij gebruik maken van dergelijke dienstverleners, zorgen wij ervoor dat zij passende maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen en dat zij de gegevens enkel verwerken in opdracht van de club.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige diensten die op de website worden gebruikt, zoals analysetools of marketingplatformen, kunnen persoonsgegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat passende beschermingsmaatregelen worden toegepast om het niveau van gegevensbescherming te waarborgen.

10. Bewaartermijnen

K.F.C. Eeklo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

Gegevens die via contactformulieren worden verzonden, worden doorgaans maximaal twaalf maanden bewaard nadat de vraag werd afgehandeld. Administratieve gegevens in verband met inschrijvingen of activiteiten kunnen gedurende een langere periode worden bewaard, bijvoorbeeld om organisatorische of administratieve redenen.

Serverlogs en technische gegevens worden meestal slechts tijdelijk bewaard en worden nadien automatisch verwijderd. Beeldmateriaal van clubactiviteiten kan gedurende een langere periode worden bewaard in het kader van clubcommunicatie en archivering.

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de website goed te laten functioneren en om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Voor niet-essentiële cookies, zoals analytische of marketingcookies, vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner op de website. Bezoekers kunnen hun cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of hun toestemming intrekken.

Meer informatie over het gebruik van cookies is te vinden in ons afzonderlijk cookiebeleid.

12. Jouw rechten

Als betrokkene heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je hebt het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken. Daarnaast heb je het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren. In bepaalde omstandigheden kan je ook vragen om je persoonsgegevens te laten verwijderen of om de verwerking ervan te beperken.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan je deze toestemming op elk moment intrekken. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking.

Om een van deze rechten uit te oefenen kan je contact opnemen via info@kfceeklo.com.

13. Klachten

Indien je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kan je altijd contact opnemen met K.F.C. Eeklo zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder voor gegevensbescherming, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

14. Beveiliging van gegevens

K.F.C. Eeklo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. De website maakt gebruik van beveiligingstechnologieën en toegangsbeperkingen zodat enkel bevoegde personen toegang hebben tot persoonsgegevens.

Hoewel wij ernaar streven om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Daarom blijven wij onze beveiligingsmaatregelen voortdurend evalueren en verbeteren.

15. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

K.F.C. Eeklo behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving verandert of wanneer nieuwe functies op de website worden toegevoegd. De meest recente versie van de privacyverklaring zal steeds op de website beschikbaar zijn.